Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки!

Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки!

С 1 января 2020 года нас ждет переход на электронные трудовые книжки. Внедрение электронной трудовой книжки позволит упростить кадровые процессы, повысить их эффективность, сделает более прозрачным механизм взаимоотношений между работодателями, сотрудниками и государственными органами.

Когда будет переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление с течение 2020 года. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной книжкой. То есть работодатели не смогут полностью отказаться от бумажных трудовых книжек.

Если сотрудник заявление не напишет, работодатель должен с 1 января 2021 года отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. Исключение —  сотрудники, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года. Трудовые книжки таких сотрудников работодатель вправе вести только в электронном виде.

Как получить сведения о трудовом стаже сотрудника при приеме

При приеме на работу можно будет требовать у соискателя трудовую книжку, только если она у него есть. К примеру, если работник подавал заявление. В этом случае, он обязан предоставить либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из электронной трудовой.

Работник сможет получить электронные сведения о стаже в бумажном виде или в электронном одним из способов:

  • у работодателя по последнему месту работы;
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • в ПФР;
  • на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Получить доступ к своей электронной трудовой книжке работник сможет бесплатно в любое время. Это позволит отследить правильность и полноту предоставляемой работодателем информации в ПФР.

В день увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации на бумаге за подписью ответственного лица. Если сотрудник отсутствует в день увольнения, то необходимо направить ему сведения о трудовой деятельности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Какой новый отчет подавать в Пенсионный фонд

Вести электронные трудовые книжки будет ПФР. А вот собирать сведения о трудовой деятельности работников и передавать их в электронном виде в Пенсионный фонд придется работодателям. Чтобы передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД.  Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. А с 2021 года дополнительно нужно будет отчитываться не позднее следующего рабочего дня после той даты, когда издали приказ или иной кадровый документ о трудовой деятельности сотрудника – например, о приеме на работу, о переводе, об увольнении и пр.

С учетом этого работодателям необходимо оценить текущий порядок документооборота для того, чтобы информацию об издании кадровых приказов своевременно доводили до сотрудников, которые будут отвечать за подачу сведений в ПФР.  Это позволит избежать нарушения сроков подачи сведений.

В отчете СЗВ-ТД работодатели будут указывать:

  • наименование и регистрационный номер организации;
  • Ф.И.О сотрудника и его СНИЛС;
  • дату кадрового приказа;
  • вид кадровой процедуры — прием на работу, перевод, увольнение;
  • наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации
  • структурное подразделение;
  • документ, который является основанием для оформления или прекращения трудовых отношений, и его номер.

Этот перечень сведений о трудовой деятельности соответствует сведениям из трудовой книжки, за исключением информации о поощрениях работника и о его образовании.

Сведения об образовании не будут указывать поскольку работодатели могут самостоятельно проверить подлинность документов об образовании в Федеральном реестре сведений о документах об образовании.

Для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушат сроки подачи сведений либо направят неполную или искаженную информацию, введут административную ответственность.

Какие шаги необходимо предпринять работодателю

Чтобы перейти на электронные трудовые книжки работодателю в течение 2020 года нужно:

  1. Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки.
  2. Подготовиться и провести разъяснительную работу с сотрудниками. В том числе письменно уведомить сотрудников о новых правилах ведения трудовых книжек и праве продолжить вести бумажную трудовую книжку.
  3. Подготовить, принять или изменить локальные акты организации и ознакомить с ними работников.
  4. Обеспечить техническую готовность, чтобы передавать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в ПФР.  Для этого важно скорректировать текущие бизнес-процессы и провести модификацию программного обеспечения.

Работодателям переход на электронную трудовую книжку позволит сократить издержки на администрирование, обеспечить надежное хранение информации в силу возможности резервного копирования, простоты дублирования. Достоинством новой системы является и то, что работники больше не смогут заявить об утере трудовой книжки в целях сокрытия информации от своего нового работодателя.

Фото: https://sozh.info/v-belarusi-nachnut-vnedryat-ehlektronnye-trudovye-knizhki/

Поделиться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *