Кого назначить ответственным за работу с электронными трудовыми книжками и как это оформить

Кого назначить ответственным за работу с электронными трудовыми книжками и как это оформить

Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому поручили вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист.

Ответственным за отчет СЗВ-ТД не обязательно должен быть кадровик. Если в вашей компании всю отчетность в ПФР сдает бухгалтерия, можно назначить кого-то из сотрудников этого подразделения ответственным и за новый отчет.

Как поручить работу по ведению электронных трудовых книжек, мы нашли четыре варианта.

Первый — поручить сотруднику, который сейчас отвечает за бумажные трудовые книжки, работу, связанную с их переходом в электронный формат. Можно ли считать, что это новая трудовая функция работника, мнения расходятся. Мы рекомендуем использовать безопасный для компании вариант оформления: заключить с сотрудником допсоглашение, в котором прописать новые обязанности и внести их в должностную инструкцию.

В каких случаях придется менять документ, зависит от того, что в должностной кадровика написали изначально. Если каждую функцию прописали отдельно, например, в обязанности входит сдавать отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, то придется за два месяца предупредить специалиста, что у него появятся новые обязанности, связанные с отчетом СЗВ-ТД, ст. 74 ТК. В случае когда кадровик обязан сдавать отчетность в фонды без конкретики, править его должностную не нужно.

Второй вариант — разделить обязанности по ведению электронных трудовых книжек и подготовке к переходу на них между несколькими сотрудниками и оформить это как увеличение объема работ, ст. 60.2 ТК. Выполнять все обязанности по работе с электронными трудовыми сотрудники будут в свое рабочее время, должности у них не изменятся.

Чтобы оформить дополнительную работу, получите письменное согласие от каждого специалиста. В дополнительном соглашении пропишите весь новый функционал, размер доплаты и срок этой работы. Бессрочным его делать не советуем, нарушите право работника отказаться от дополнительных обязанностей и сами не сможете передать работу другому специалисту, если тот, с кем договорились, не справится.

Минус у такого оформления есть — размер доплаты. Его стороны согласовывают сами, в законе нет условия о минимальном размере. На кадровика могут взвалить большой объем работы, а платить за это символическую сумму.

Источник: журнал «Кадровое дело»

фото: https://www.kakprosto.ru/amp/977519

Метки: , ,

Поделиться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *