Правительство РФ настаивает, чтобы все компании вели кадровые документы в электронном виде. Чиновники уверены, что так будет удобнее всем: и работникам, и работодателям, и проверяющим.
Наша компания Общество с ограниченной ответственностью Центр аудита и охраны труда «Лидер», член Союза «Московская торгово-промышленная палата» вошла в число 93х компаний-участников эксперимента по электронному документообороту, связанному с работой (далее – ЭДО-Р).
Согласно перечню документов Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой в рамках эксперимента, мы переводим в электронный вид заявления работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме, переводе и увольнении, а также инструкции и документы по охране труда. Эти документы на бумаге после перевода дублироваться не будут. Для кадрового электронного документооборота будет использоваться в обязательном порядке портал «Работа в России». В таком случае работникам не надо закупать усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. Они могут использовать простые электронные подписи и получать нужную информацию через Личный кабинет портала.
В целом мы видим только плюсы в переходе на электронный кадровый документооборот. Это экономит время и деньги, упрощает работу специалиста и исключает возможность допустить ошибку в документе. Минусов и проблем как таковых мы не видим. Да, есть общие вопросы выстраивания перехода на электронный документооборот, но на то и эксперимент, чтобы эти вопросы решить. Еще есть вопросы, связанные с обеспечением безопасности электронных документов и защитой персональных данных работников, но эти вопросы сейчас обсуждаются в Минтруда РФ и Роструде.
Плюсы ЭДО-Р:
1.Не придется делать двойную работу: сначала оформлять документ на компьютере, а затем печатать на бумаге, подписывать у директора и работника. Достаточно оформить электронный документ, и даже вставать со стула не придется. В итоге станете делать свою работу быстрее, а значит, проще будет получить премию за эффективность.
2. Электронные документы проще хранить: не нужно закупать папки и файлы, забивать шкафы и сейфы документами, выделять комнату для хранения. Все документы — в электронной программе, к которой у вас есть доступ с компьютера.
3. Все документы хранятся в электронной базе, и вы сможете быстро найти нужный. Достаточно указать, какой документ и на какого сотрудника вы ищете, чтобы получить его. Поэтому вам не потребуется перебирать пыльные папки, чтобы найти приказ или уведомление, копию которого запросил сотрудник или инспектор ГИТ.
4. Подготовленный документ, сможете сразу направить на подпись работнику. Тот подпишет его электронной подписью и направит обратно. То есть вам не надо будет обзванивать работников или ходить по кабинетам, чтобы получить подписи.
5. Электронные документы хранятся в электронной базе. Их невозможно потерять, залить кофе или порвать, как бумажные. Да и работник не сможет ничего сделать с документом в случае конфликта. Например, порвать свое заявление об увольнении.
6. Сотрудник в любой момент сможет сам посмотреть документ, который связан с его работой: приказ о приеме или переводе, уведомление об изменении условий труда, ПВТР или положение о защите персональных данных.
Минусы ЭДО-Р
1.Электронный документооборот подходит не всем компаниям. Например, если у вас до 30 сотрудников и все находятся в одном офисе, то, возможно, проще оформлять все документы и кадровые процедуры на бумаге. Документов будет не так много, и вы сможете спокойно хранить их на полках или в архиве.
2.Можете потерять доступ к документам, если произойдет сбой. Например, отключат электричество, пропадет доступ в интернет или локальную сеть вашей компании. И это еще полбеды. Документы вообще могут полностью пропасть, и тогда непонятно, как их восстанавливать. Конечно, информация бесследно исчезает редко, но, чтобы ее восстановить, нужно время и обычно деньги.
3.Работник может в любой момент отказаться вести документы в электронном виде. И это главный минус. Никто не может обязать работника вести документы в электронном виде, пока это только эксперимент. И даже если работник сначала согласится, то будет вправе передумать в любое время. Тогда получится так, что на одних работников вы будете вести электронные документы, а на других — бумажные. Это не только создаст путаницу, но и усложнит работу отдела кадров. При этом принудить работников изменить решение в пользу компании нельзя.
4. Электронная цифровая подпись и разработка или покупка программы для электронного документооборота потребуют денег. Оплачивать эти расходы придется компании. Причем предстоит не только разово закупить ЭЦП на всех сотрудников, которые работают в компании сейчас, но и заказывать такую подпись каждому новичку. Иначе он не сможет подписать ни один ваш электронный документ.
С апреля 2021 года все компании должны перейти на ЭДО-Р и к 2027 году бумажные документы по кадровому делопроизводству и охране труда будут полностью отменены.
Вы можете принять участие в эксперименте Правительства РФ и Минтруда РФ.Сейчас это единственный официальный способ использовать электронные документы. Участники эксперимента получают право вести в электронном виде любые кадровые документы, кроме трудовых книжек. Это в том числе локальные акты, коллективные и трудовые договоры. Особенности перехода на электронный документооборот регулируют Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ и приказ Минтруда от 14.05.2020 № 240н.
Чтобы принять участие в эксперименте, подайте в Минтруд заявление. Информацию там надо указать в небольшом объёме. Это ИНН компании, штатная численность сотрудников, сведения о наличии профсоюза и другие. Важно подать всю необходимую информацию, иначе ведомство заявление не примет. Подать заявление вы можете до 01.12.2020. Когда получите подтверждение от Минтруда, издайте приказ о том, что компания является участником эксперимента и разработайте ЛНА и уведомление работникам.
Работодателю важно понимать – это наше будущее, рано или поздно которое коснется каждого. И все ошибки в документах кадрового делопроизводства и охране труда компании автоматически перейдёт в электронный документооборот и следовательно робот пришлёт «письмо счастья» и без указания на конкретную ошибку.
Сейчас задача каждой серьёзной компании – привести всё в полный порядок и работать спокойно!!!!
