Вся Российская Федерация все глубже и глубже погружается в процессы цифровизации и автоматизации. Теперь эта волна накрыла и трудовое законодательство.
Министерством труда Российской Федерации на основании Федерального закона № 122-ФЗ от 24.04.2020 года «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», дало старт переходу на электронный документооборот документов кадрового делопроизводств и охраны труда.
Целями проведения эксперимента являются:
1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу;
2) подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство Российской Федерации о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.
Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
По окончанию данного эксперимента, участниками которого являются 73 компании России, вся Российская Федерация будет обязана применять в электронном формате разработанные и утвержденные документы трудового права.
Электронный документооборот – это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи.
Основная цель перевода документов, связанных с Трудовым законодательством РФ в электронный вид – запуск механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажный носитель. А проще говоря – тотальный контроль государства за трудовыми отношениями «работодатель -работник»
Плохо это или хорошо?
Мое мнение, что плюсов больше, чем минусов.
Плюсы электронного документооборота:
1. Оперативный доступ к документам
2. Возможность быстрого исправления ошибок
3. Единое информационное пространство
4. Повышение производительности труда сотрудников
5. Исключение дубляжа документации
6. Формирование автоматического архива
7. Снижение финансовых затрат на документооборот, делопроизводство и персонал.
Минусы электронного документооборота:
1. Расходы на приобретение и внедрение программного обеспечения и электронной цифровой подписи
2. Адаптация сотрудников к новой системе работы с документами
3. Необходимость исключения всех ошибок сначала на бумажных носителях и только потом перевод документов в электронный документооборот.
Правильный алгоритм действий (дорожная карта) четко прописаны государством в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Изучив вышеназванный Федеральный закон и выполнив дорожную карту,работодатель избежит штрафных санкций от надзорно-контрольных органов.
Применять электронный документооборот или не применять: выбора нет!
Обязательность перехода на электронный документооборот вступает в силу с 2021 года.
Таким образом, сегодня очень важно привести в порядок содержание документов по кадровому делопроизводству и охране труда, подготовиться самим и подготовить своих сотрудников к новому этапу жизни и работы трудового законодательства.
Главное, чтобы руководитель помнил: электронный документооборот – это трудовая деятельность каждого сотрудника и к ней необходимо относится бережно!
