За работу с бумажными трудовыми книжками отвечает сотрудник, которого назначили приказом. Нужно ли издавать аналогичный приказ после перехода на электронные трудовые книжки, какой объем работы будет у ответственного, сможет ли он рассчитывать на доплату и почему эти вопросы нужно решить уже сейчас, узнаете из статьи.
Несмотря на то что переход на электронные трудовые книжки растянется до 2021 года, работника, который будет за них отвечать, надо определить уже сейчас. Причины две. Первая — уже с февраля 2020-го в кадрах появится новая обязанность — каждый месяц отчитываться в ПФР о трудовой деятельности сотрудников. Новый отчет надо сдавать по форме СЗВ-ТД не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Чтобы сдать отчет, понадобится электронная цифровая подпись и специальная программа. Чтобы получить ЭЦП, надо выбрать компанию, которая ее изготовит, подготовить документы, установить на компьютер программу. Это займет время, поэтому выбрать ответственного нужно уже сейчас. Подробнее про то, какую получать ЭЦП и что для этого надо сделать, читайте в статье.
Если компания опоздает с отчетом, Пенсионный фонд об этом сообщит в ГИТ. Сотрудники фонда должны будут направить электронное уведомление в инспекцию в течение пяти рабочих дней с момента, когда обнаружат просрочку. Если компания два раза пропустит сроки, представит неполные или искаженные сведения, сотруднику, которого назначили ответственным, вынесут предупреждение. Штрафовать пока не будут.
Кроме того, к переходу на электронные трудовые книжки нужно подготовиться: в декабре 2019 года провести аудит локальных актов и скорректировать их положения под новые правила, рассказать сотрудникам об изменениях, разобраться с тем, как новый отчет передавать в ПФР. Например, если в вашей компании есть кадровая программа, решить с разработчиками, как ее донастроить, чтобы передавать отчет. С этим надо успеть до февраля 2020-го.
В 2020 году кадровикам придется вести учет заявлений сотрудников, которые хотят, чтобы компания продолжила заполнять их бумажные трудовые. Работников закон ограничивает только во времени, когда они должны принять решение, оставят ли они трудовую в отделе кадров. Срок до конца 2020-го.
Следующая задача — внести в бумажные трудовые книжки тех, кто не побоялся полностью перейти на электронную книжку, запись, что трудовую выдали на руки. Формулировку пока чиновники не придумали.
Что касается доплат за новые обязанности, мы опросили директоров 100 компаний, и они не видят проблемы в том, что кадровик будет работать с трудовыми книжками в новом формате, а также готовить все документы и общаться с ПФР и сотрудниками. Руководители компаний, считают, что раз бумажные трудовые уйдут, значит объем задач в целом не изменится и поэтому доплата не нужна, а новый сотрудник тем более.
Чтобы избежать конфликта с руководителем, если он думает так же, как и те управленцы, которых опросила редакция, определите, как изменения повлияют на нагрузку отдела кадров. Для этого советуем уже этой осенью провести в компании опрос, кто из сотрудников планирует отказаться от бумажной трудовой книжки.
Вопрос, который нужно задать сотрудникам:
Как вы поступите с бумажной трудовой книжкой?
— Попрошу отдел кадров вести на бумаге как раньше
— Заберу себе, пусть лежит дома
— Решу в 2020 году, пока не знаю
Разместите вопрос на корпоративном сайте или раздайте сотрудникам анкеты через их руководителей. Важно понять уже сейчас, как распределить обязанности в ситуации, когда все оставят трудовые или большая часть сотрудников захочет их забрать.
С правовой точки зрения такой опрос вас ни к чему не обязывает, зато сможете прикинуть процент трудовых книжек, которые придется продолжить вести, и то, как изменится объем работы ответственного за книжки. Используйте результаты опроса, чтобы показать руководителю, почему нужна доплата за работу с электронными книжками или еще один кадровик.
Теперь ГИТ проверяет работодаталей по новым правилам.
Продолжение следует
Источник: журнал «Кадровое дело»
фото: https://www.kakprosto.ru/amp/977519
